Лични данни

ИНФОРМАЦИЯ ЗА ОБРАБОТВАНЕ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

И ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ

Общи положения

Сдружение “АР УАЙ И – България”  е ангажирано с прилагането на гаранциите за правото на защита на личните данни. Защитата на личните данни се урежда в Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно свободното движение на такива данни /ОРЗД/ и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните), а също и в други правни актове на Европейския съюз и в законодателствата на неговите държави членки.

В съответствие с Регламента, а и с българското законодателство Сдружение “АР УАЙ И – България” (наричано за краткост “Сдружението” )е администратор на лични данни.

От тази ИНФОРМАЦИЯ ЗА ОБРАБОТВАНЕ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ /накратко Информация/ ще разберете, защо и как Сдружение “АР УАЙ И – България”   обработва вашите лични данни, когато се записвате на курсове/обучения/семинари, провеждани от вкл. и чрез  уеб сайта на Сдружението:www. rye-bg.org

При използването на интернет страниците www.rye-bg.org вие приематате политиката на поверителност на Сдружението, включена в настоящата Информация.

Информацията се основава на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО.

Кой обработва вашите данни?

Сдружение “АР УАЙ И – България”, със седалище в гр. София, с ЕИК 176223697.

Само председателят, заместник председателят и надлежно упълномощени членове на Управителния съвет и/или служители на Сдружението имат достъп до данните ви и ги използват единствено за целите на предоставяните от Сдружението услуги.

Всички лични данни се обработват в България.

Защо обработваме вашите данни?

А/ Ако сте подали заявление за обучение, участие в семинар, конференция и др., организирани от Сдружението, вашите лични данни се събират за нуждите на Сдружението във връзка с провежданите обучения – изготвяне на присъствени списъци, издаване на удостоверения/сертификати и др. документи във връзка с организирането, провеждането и приключването на курсове, семинари, обучения. Това позволява на Сдружението да издава индивидуализиращи документи, удостоверяващи приключване на обучение, успешно положени изпити, удостоверения за участие, сертификати. Събраните данни се обработват, в случай че сте дали вашето съгласие да ви изпращаме периодично информация относно покани за участия в мероприятия, информация за конференции, обучения, семинари и др. формат на обучителни занимания, събития и материали, свързани с дейността на Сдружението. 

Б/. Ако сте член на Сдружението, вашите данни се използват за целите на водене на книга на членовете и свикване и организиране работата на Общото събрание /ОС/на сдружението, в това число, но не само: изготвяне и връчване на покани за общо събрание, списъци на членовете, присъствали или представлявани на Общото събрание, протоколи от заседания на Общото събрание и др. документи,  касаещи състава, работата на Общото събрание и законността на свикването и провеждането му; съхранението на тези документи и представяне на тези документи, вписването/обявяването на решенията на ОС в Търговския регистър.

Правните основания, на които дружеството обработва Вашите данни са най-често спазване на задължение по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, Закон за счетоводството  и др. 

Д/. Ако сте служител в Сдружението или лице, с което Сдружението е сключило граждански договор, данните Ви ще бъдат използвани за целите на администриране на  трудовото (гражданското) правоотношение, включително, но не само: изплащане на заплати, допълнителни възнаграждения и бонуси, както и възнаграждения по граждански договор; отчетност и контрол върху извършената работа по трудов/граждански договор; осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд; управление на човешките ресурси и подобряване условията на труд, продължаващо обучение, специализация на служители и изпълнители на услуги; осигуряване на сигурност и контрол на достъпа; обработване и администриране на отпуски; обработване на здравни данни с цел администриране на болнични, трудови злополуки, осигуряване на специални условия за труд на хора с увреждания /ако възникне такава хипотеза/; администриране и планиране на бюджети; обработване на информация с цел съответствие със законодателни изисквания, включително избягване на конфликт на интереси и корупционни практики.

Правните основания, на които обработваме Вашите данни най-често са: сключване и изпълнение на трудов/граждански договор; изпълнение на законови задължения в сферата на трудовото право, правото в областта на социалната сигурност и закрила, данъчното и осигурително законодателство и други задължения, установени с нормативен акт, които се прилагат спрямо Сдружението. В някои случаи обработването може да е основано и на легитимен интерес на Сдружението или трети лица, например по отношение на доказването на образование и квалификацията при подбор на персонал или когато трудовата дейност/работата по граждански договор се осъществява в сгради и помещения – собственост на трети лица, които организират охрана, видеонаблюдение или контрол на достъпа в тези сгради/помещения на основание свое законово задължение или легитимен интерес, или когато обработването се извършва във връзка с правни претенции от или срещу работодателя.

Е/ Ако сте лице, на което въз основа на пълномощно е възложено представителството във връзка изпълнението на определена задача или дейност от името на Сдружението, данните Ви ще могат да бъдат обработвани за целите на възлагане на извършването на определена задача или дейност от името на Сдружението и контрол на изпълнението, в това число, но не само: изготвяне /ако е необходимо и нотариалната заверка/ на пълномощното, неговото съхранение, представянето му пред трети лица при необходимост да се докаже представителната власт, оттеглянето му, правна защита по спорове във връзка със или произтичащи от упълномощаването.

Ж/   Ако сте член на ръководен орган на  Сдружението, вашите лични данни се използват от за целите на избора, вписването или освобождаването ви като член на ръководния орган,  в това число, но не само: изготвяне, съхранение и в някои случаи предоставяне в Търговския регистър на декларации, спесимен, и други документи, свързани с избора ви в ръководните органи, изисквани от приложимото законодателство; изготвяне и съхранение на протоколи от заседанията на ръководните органи и др. Правните основания, на които Сдружението обработва Вашите данни са за спазване на законови разпоредби на Търговския закон, Закон за юридическите лица с нестопанска цел, Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, Закона за счетоводството, данъчното и осигурително законодателство и други нормативни актове, предвиждащи задължения за Сдружението. 

З/ Ако Вие сте контрагент или представител на контрагент на Сдружението по търговски или облигационен договор или лице, което желае да сключи с дружеството договор, Вашите данни се обработват за целите на сключването и изпълнението на договора, вкл. съдебна защита и събиране на вземанията по него. Правните основания, на които Сдружението обработва Вашите данни са за изпълнение на договора, по който Вие или представляваното от Вас юридическо лице е страна; за предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключването на договора; легитимен интерес, например, във връзка с правни претенции по договора или събиране на вземанията по него.

И/ Ако Вие сте представител на държавен контролен орган, извършващ проверка на дейността на Сдружението, ние ще използваме предоставените от Вас лични данни за целите на осъществяването на проверката, изпълнението или обжалването на съставените в хода на или в резултат на проверката актове, в това число за организиране на проверката и осигуряване на достъп на проверяващите; участие в съставянето на протокола от проверката или съответния акт, с който тя приключва; осъществяване на контакт с Вас във връзка с организиране на проверката или изпълнение на дадени указания; оспорване или обжалване на актове/документи, съставени в хода на или в резултат на проверката.

Правните основания, на които Сдружението обработва Вашите данни са приложимите процесуални норми от законодателството.

Вашите лични данни се използват единствено и само за горепосочените цели. 

Какви лични данни обработваме?

Личните данни, които събираме и обработваме в зависимост от законовите изисквания може да включват: име, адрес, електронна поща, телефонен номер, ЕГН /за издаване на сертификати за обучения и за издаване на фактури на ФЛ/.

Колко дълго се съхраняват личните данни?

Съхраняваме вашите лични данни само, докато това е необходимо за предоставянето на услугите от Сдружението и при спазванe на действащите нормативни актове в Република България.

Всеки потребител има право на достъп до събраните негови лични данни, както и право да поиска промени в съхраняваните лични данни, прекратяване на използването им или изтриването. Искането следва да се направи чрез писмено известие на електронната поща на Сдружението: office@rye-bg.org. Ние ще положим необходимите усилия да обрабтим вашата заявка в срок от 30 дни.

С кого можем да споделяме вашите лични данни?

Сдружението зачита и пази поверителността на вашите лични данни. При спазване на законовите изисквания е възможно Сдружението да разкрие Ваши лични данни на следните лица:

  • Държавни и общински органи и институции: В изпълнение на своите законови задължения, Сдружението може да бъде задължено да разкрие лични данни на лица, чиито данни обработва. Това разкриване може да е наложено от законово задължение /напр. по трудовото, данъчното, осигурителното и др. законодателство/, както и да е в отговор на изрично указание или искане на държавни или общински органи или институции във връзка с или по повод на упражняване на законоустановените им функции или при инициирана проверка, ревизия, жалба и др. Възможно е също разкриването да е основано на легитимен интерес на Сдружението, например, когато за вписване на определено обстоятелство в Търговския регистър или друг регистър или за доказването на определено обстоятелство се изисква предоставянето на лични данни, или на документ, съдържащ лични данни.  Във всички случаи, при разкриване на лични данни на държавни и общински органи и институции ще се стремим да им съдействаме, но също така ще се стремим да зачитаме правата и неприкосновеността на личния живот на засегнатите физически лица, доколкото това е възможно.
  • Органи на съдебната власт /съд, прокуратура, следствие, държавни и частни съдебни изпълнители, нотариуси/, вещи лица, назначени от съда. Подобно разкриване е възможно да възникне най-вече във връзка с дела, по които Сдружението е страна, събиране на вземания по неизпълнени договори или оформяне на документи и сделки, които изискват нотариална форма или заверка. Възможно е такова разкриване да бъде изискано и от орган на съдебната власт във връзка с или по повод на упражняване на законоустановените му функции или да е необходимо за изпълнение на приложим закон или друг нормативен акт със задължителен характер. 
  • Счетоводители – за целите на съставяне на финансови отчети и текущо водене на счетоводството.
  • Банки. За изплащане на дължимите възнаграждения или суми, дължими по договор или на друго основание, Сдружението може да разкрие пред обслужващата банка информацията, необходима за осъществяване на плащането. Също така е възможно, във връзка с ползване на банкова услуга от Сдружението, банките да поискат данни за лицата, управляващи и представляващи Сдружението или техните пълномощници, извършващи действия пред съответната банка от името на Сдружението.
  • Доставчици на услуги. Когато използваме доставчици на услуги, например: юристи, услуги, свързани с определяне, образуване и изплащане на работни заплати, счетоводители, специалисти по информационни технологии, услуги по архивиране, оперативна поддръжка на дейността ни, лица, които изготвят сертификати или осъществяват комуникация с членовете или обучените от Сдружението лица, е възможно Сдружението да разкрие или предостави на трето лице вашите лични данни. Предоставянето на данни се осъществява само при наличие на основателна причина за това, след изрично определени граници на целите за обработването им и при ангажимент, поет от получателите на данните за осигуряване на достатъчно  ниво на защитата.
  • Договорни партньори. В договори и свързани с тях документи се посочват имената на представляващия дружеството, а когато е представляван от пълномощник – и тези на съответното упълномощено лице. В определени случаи се посочва и лице за контакт.
Вашите права по отношение на събраните от нас личните данни

При спазване на приложимото законодателство, Вие имате следните права спрямо личните Ви данни, администрирани и обработвани от Сдружението:

  1. право на достъп до Вашите лични данни, които се обработват от администратора;
  2. право на коригиране на неточни или непълни лични данни;
  3. право на изтриване („право да бъдеш забравен“) на лични данни, които се обработват незаконосъобразно или с отпаднало правно основание (изтекъл срок на съхранение, оттеглено съгласие, изпълнена първоначална цел, за която са били събрани и други);
  4. право на ограничаване на обработването при наличие на правен спор между администратора и физическото лице до неговото решаване и/или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
  5. право на преносимост на данните – в определените от закона случаи, да направите възражение да упражните правото си на преносимост на данните и да поискате данните Ви да бъдат предоставени в структуриран, общоупотребяван и машинно-четим формат;
  6. право на възражение по обработването на Вашите лични данни;
  7. право субектът на данни да не бъде обект на изцяло автоматизирано решение, включващо профилиране, което поражда правни последствия за него или го засяга в значителна степен;
  8. право на оттегляне на съгласие – в случаите, когато обработването на личните Ви данни се основава на съгласие. Подобно оттегляне няма да засегне законосъобразността на обработването, основано на съгласието ви за периода до оттеглянето на това съгласие
  9. право на жалба до Комисията за защита на личните данни или съда.

Жалба или сигнал, във връзка с обработването на вашите лични данни, можете да подадете и до Комисия за защита на личните данни, която има следните координати:

Адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2

тел.: 02/915 35 18, 02/915 35 15, 02/915 35 19, факс: 02/915 35 25

E-mail: kzld@cpdp.bg

Електронна страница: www.cpdp.bg

Липса на автоматизирано вземане на индивидуални решения, включващо профилиране.

В Сдружението  не се прилага автоматизирано вземане на индивидуални решения, включително профилиране.

Предаване на лични данни в трети страни или международни организации.

Сдружението не предава личните данни в трети държави или международни организации.

Значение на предоставените личните данни.

С Ваше съгласие обработваме личните данни, когато доброволно преценявате да получавате информация от нас. Имате право по всяко време да отеглите съгласието си и това води до преустановяване изпращането на материали от наша страна.

За постигане на финансово-счетоводна отчетност (издаване на фактури, съхраняване на счетоводна информация) изпълняваме наши законови задължения. Непредоставянето на личните Ви данни в тези случаи препятства възможността за издаване на тези документи.

По всякакви въпроси, свързани с горните права, както и за изпращане на възражения срещу използването на вашите лични данни, може да се обърнете към нас, като използвате нашата електронна поща office@rye-bg.org.